業務効率をアップして働きやすく！保育士のためのIT活用術｜保育士求人募集なら保育ぷらす

連絡帳の記入やおたよりの作成など、なにかと「手書き」で書くことが求められることが多い保育士の仕事。確かに、手書きで綴られた文字には「心がこもっているように感じる」「あたたかみのある印象を受ける」といったイメージがあるものです。とはいえ、ただでさえ多忙になりがちな保育士の業務。連絡帳の記入や子どもたちの情報の管理など、裏方の業務ではできるかぎり効率化をはかりたいところです。パソコンやタブレット端末、スマートフォンなどを使った、保育士の業務効率をアップするIT活用術をご紹介します。

アナログ管理はもう卒業？保育園の業務もデジタル化が進む

待機児童を解消するべく、都心部を中心に続々と新しい保育施設がオープンする一方で、保育士の人材不足はますます深刻になっています。政府は、保育士の待遇が改善されるよう呼び掛けているものの、ほかの職種と比較すると離職率は高く「子どもたちが好きという気持ちだけでは勤まらないのが実情です。

また保育士が定着しない原因は待遇面だけではありません。連絡帳の記入や保育日誌の作成など、保育時間以外にもやることが多く、業務過多になってしまうことなども挙げられます。そこで近年では、ITを活用して、業務の短縮化や効率化をはかる保育園が増えつつあります。いったいどんな取り組みが行われているのでしょうか。

タブレット端末やPCで園児情報を管理。そのメリットは？

一般的な企業のオフィスでは、業務効率化のためのペーパーレス化が進んでいるにも関わらず、保育園や幼稚園といった教育現場では、まだまだ紙ベースでの業務が多く、手書きで書類を作成している園はいまだに多いものです。とはいえ、手書きが中心の事務作業は時間がかかってしまいがち。保育の時間以外に割かなければいけない時間が多くなると、本来の保育業務へのモチベーションにも影響がでてきます。
そこでここのところ急速に普及がはじまっているのが、保育園専用の情報管理システムの導入です。

たとえば連絡帳の記入。子どもたちひとりひとりの健康状態や遊びの内容、おやつや給食のようす…といったことを事細かにつづり、保護者と情報の共有をすることは、保育士にとってとても大切な業務のひとつです。午睡の時間などを使って書き記していきますが、大量の連絡帳を記入するのはなかなか骨の折れる作業ですよね。

リクルートや日立システムズといったさまざまな企業が続々と保育園の情報管理システムをリリースしている近年では、「連絡帳のペーパーレス化」を導入する園が増えてきました。
どんなメリットがあるのでしょうか。

紙ベースの連絡帳を廃止するメリット

紙ベースの連絡帳を廃止した園で、代わりに使われているのはなんとタブレット端末。これは、子どもたちひとりひとりのようすや健康状態などを、タブレット端末に入力すると、その情報が園内や保護者に共有されるというものです。
ペーパーレス化することで、たくさんの連絡帳に情報を書き込む手間はぐっと抑えられますし、連絡帳の控え（コピー）をファイリングする手間もなくなります。また検索性が高いため「あの日はどんなようすだったかな…」と調べるときもスムーズです。
普段からスマートフォンやタブレット端末に触れていない職員の場合は、慣れるまで入力作業に時間がかかってしまうかもしれませんが、慣れさえすればかなりの時間短縮につながります。

保護者側も、連絡帳の代わりにスマートフォンを使って入力することができるので、登園前の慌ただしい時間に連絡帳を記入する手間が減るという嬉しいメリットがあります。また、急な欠席連絡などもスムーズに送ることができます。
また、連絡帳とは違い、入力された情報がリアルタイムで保護者の端末に届くように。離れていても子どもたちのようすを把握することができるのは大きな魅力なのではないでしょうか。

日誌や指導案、シフト管理もシステム化

また近年では、労力と時間がかかりがちな保育日誌や指導案の作成、保育士のシフト管理といった事務作業をシステム化してくれる「保育園運営管理システム」を導入している園も増えてきました。これまで紙ベースで行っていた作業を、すべてシステム化していくためにはある程度の予算が必要になります。とはいえ、手書きで書き記していく時間と、パソコンを使って入力していくのでは、作業スピードははるかに変わってくるもの。業務効率アップをはかることにつながりますし、残業しなければならない時間を減らすことで、人件費をおさえ、職員はプライベートに割く時間をきちんととることができるようになっていきます。
保育所等におけるICT化推進のための補助金（助成金）制度を設けている自治体も多いため、条件によってはひとつの施設につき最大で100万円の補助金を受けることができるケースもありますから、ぜひ前向きに導入を検討したいところです。

オフィスソフトを使って子どもたちの情報を一元管理する手も

上記であげたような保育園用の業務管理システムを導入する場合、少なからず利用コストがかかります。基本利用料金を無料としているプランもありますが、端末を購入する必要もありますし、いずれにしても申し込みは園単位で行うことになりますので、保育士ひとりの一存で決めることは難しいもの。
保育士単位で活用するのであれば、まずはオフィスソフトの活用からスタートするのがおすすめです。オフィスソフトとは、ワードプロセッサーソフトや表計算ソフトといった、一般的なオフィスで使われているツールの総称です。もっともポピュラーなものは、マイクロソフト社のMicrosoft Officeで、WordやExcel、PowerPointといったソフトは、学生時代などに一度は誰もが使ったことがあるソフトなのではないでしょうか。

オフィスソフトを使えば作業時間の短縮化に

まずは園児の情報を紙ベースではなく、Excelなどの表データとして管理してみましょう。データ入力にすることで、「走り書きの字が読みにくくて判読できない」なんて事態も防ぐことができますし、タイピングさえできれば、記録にかかる時間がぐっと短くなります。
作成したデータは、名前や誕生日、アレルギーなどの項目別に情報を整理することができるので、「来月お誕生日の子を一覧にしたい」「アレルギーを持っている子の情報を一覧にしたい」といったときにも一瞬で抽出することができます。
また、一歩進んで子どもたちひとりひとりの発達情報をグラフ化…といった使い方もできるなど、アイデア次第でいろいろな活用ができそうです

保育士IT活用の注意点

子どもたちの情報をパソコンやタブレット端末で管理することで、業務時間の短縮や効率化をはかることができるのであれば、ぜひ積極的に活用したいものです。
ですが、パソコンで管理するからこそ気をつけたいこともあります。そのひとつが個人情報の取り扱い方法です。自宅に戻ってから作業をしよう…と、園児たちの個人情報が入ったファイルデータを持ち出してしまう。これは原則的にNGです。

データをUSBメモリなどにうつして持ち出して、帰り道で落としてしまっては大変ですし、自宅のパソコンにウィルスが侵入して個人情報がシェアされてしまう…といったリスクもありますから、データの取り扱いは慎重に行わなければいけません。
保育園だけに限ったことではありませんが、業務のIT化を進めるときは取り扱いルールも同時に決め、安全に運用していくことが大切になります。